Algemene voorwaarden

In deze voorwaarden betekenen de volgende begrippen:

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, overeenkomst en dienst van Virelio.

Deze voorwaarden zijn alleen bedoeld voor zakelijke opdrachtgevers (B2B). Virelio sluit geen overeenkomsten met consumenten en mag een aanvraag of opdracht van een consument weigeren.

Bij het accepteren van een offerte bevestigt de opdrachtgever dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Hij geeft daarbij zijn KvK-nummer op.

Virelio stuurt deze voorwaarden mee met elke offerte, als pdf of als link. De voorwaarden staan altijd op virelio.nl/terms-of-service. De opdrachtgever kan ze daar opslaan en printen.

Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever gelden niet. Virelio wijst die uitdrukkelijk af, ook als ze later worden meegestuurd.

Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken. Staat in een geaccepteerde offerte iets anders dan in deze voorwaarden, dan gaat de offerte voor.

Is een bepaling nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is bindend. Bij verschil met een vertaling gaat de Nederlandse tekst voor.

De informatie op virelio.nl is algemeen. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Wat Virelio levert, staat in de geaccepteerde offerte en in deze voorwaarden.

Prijzen op de website zijn vanafprijzen of richtprijzen voor standaardprojecten. De prijs voor uw project staat in de offerte.

Cases, rekenvoorbeelden, besparingen, terugverdientijden en percentages op de website zijn illustratief. Ze laten zien wat in een bepaalde situatie is bereikt of mogelijk is. Ze zijn geen belofte of garantie voor uw situatie.

Virelio helpt bij een WBSO-aanvraag als dat is afgesproken. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) beslist of subsidie wordt toegekend en hoeveel. Virelio garandeert geen toekenning en geen bedrag.

Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij in de offerte een andere termijn staat.

Een offerte is vrijblijvend. De overeenkomst komt tot stand als de opdrachtgever de offerte schriftelijk accepteert, of als Virelio met instemming van de opdrachtgever begint met de uitvoering.

Een offerte is gebaseerd op de informatie van de opdrachtgever. Blijkt die informatie onjuist of onvolledig, dan mag Virelio de offerte en de planning aanpassen.

Een gratis intake of adviesgesprek verplicht tot niets.

Kennelijke fouten of vergissingen in een offerte binden Virelio niet.

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw en andere heffingen van de overheid.

De setupvergoeding is eenmalig. Het is een vaste prijs voor de afgesproken scope. Werk buiten de scope is meerwerk (artikel 12).

Na oplevering kan de opdrachtgever een onderhoudsplan afnemen. Onderhoud Basis kost € 99 per maand en omvat hosting, monitoring, updates en support. Onderhoud Plus kost € 249 per maand en omvat alles van Basis, plus maandelijkse verbeteringen en nieuwe functies.

De hosting in een onderhoudsplan dekt het normale gebruik van de oplossing, zoals aangenomen in de offerte. Groeien verkeer, opslag of rekenkracht duidelijk boven die aanname uit, dan bespreekt Virelio de extra hostingkosten vooraf met de opdrachtgever. Die kosten gelden dan als verbruikskosten (artikel 6).

Onderhoudsplannen hebben geen minimale looptijd en zijn maandelijks opzegbaar (artikel 23).

Virelio mag haar eigen tarieven wijzigen. Zij meldt een wijziging ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk. De opdrachtgever kan een onderhoudsplan opzeggen voordat de wijziging ingaat. Een vaste setupprijs in een geaccepteerde offerte verandert niet.

Virelio mag haar tarieven daarnaast eenmaal per jaar per 1 januari indexeren met de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Ook dat meldt zij 30 dagen vooraf.

Naast de vergoedingen van Virelio heeft een AI-oplossing verbruikskosten. Voorbeelden zijn kosten per verwerkt token of verzoek bij een AI-model, spraak- en telefoniekosten, WhatsApp-berichten, hosting, opslag en dataverkeer.

Verbruikskosten hangen af van gebruik en volume. Ze kunnen per maand verschillen. Het ene AI-model is duurder dan het andere. Hoe meer gesprekken, berichten of documenten de oplossing verwerkt, hoe hoger de kosten.

Derde partijen bepalen hun eigen tarieven en kunnen die op elk moment wijzigen. Virelio heeft daar geen invloed op en garandeert geen prijzen van derde partijen.

Waar mogelijk heeft de opdrachtgever een eigen account bij de AI- of hostingaanbieder en betaalt hij die aanbieder direct. Kan dat niet, of staat in de offerte dat de kosten via Virelio lopen, dan belast Virelio de verbruikskosten door.

Belast Virelio verbruikskosten door, dan geldt het volgende:

Staat in de offerte niets, dan betaalt de opdrachtgever de verbruikskosten direct aan de aanbieder.

Schattingen van verbruikskosten in een offerte, op de website of in een gesprek zijn indicatief. Ze zijn gebaseerd op aannames over volume en op de tarieven van dat moment. Hogere werkelijke kosten zijn geen tekortkoming van Virelio.

Virelio adviseert altijd de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit, bijvoorbeeld bij de keuze van een AI-model. Op verzoek stelt Virelio limieten of meldingen in om onverwachte kosten te beperken. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het verbruik op zijn eigen accounts.

Stijgen de verbruikskosten sterk, bijvoorbeeld door een tariefwijziging van een derde partij of een veel hoger volume, dan meldt Virelio dat zodra zij het ziet. Partijen kunnen dan samen een ander model of een andere inrichting kiezen.

Virelio voert opdrachten uit naar beste inzicht en vermogen en volgens de eisen van goed vakmanschap. Dit is een inspanningsverplichting, tenzij Virelio schriftelijk uitdrukkelijk een resultaat heeft toegezegd.

Live in 1 week is de streeftijd voor een standaardproject, zoals één AI agent met gangbare koppelingen. Projecten met meerdere agents of maatwerkkoppelingen duren langer. De planning per project staat in de offerte.

Een termijn gaat pas lopen als Virelio alle informatie, toegang, materialen en akkoorden van de opdrachtgever heeft. Vertraging aan de kant van de opdrachtgever of van een derde partij verschuift de planning.

Alle termijnen zijn streeftermijnen en geen fatale termijnen. Bij overschrijding stelt de opdrachtgever Virelio eerst schriftelijk in gebreke met een redelijke termijn om alsnog te leveren.

Virelio mag anderen inschakelen bij de uitvoering. Virelio blijft dan verantwoordelijk tegenover de opdrachtgever.

Virelio streeft ernaar om op werkdagen binnen 4 uur persoonlijk te reageren op berichten. Dit is een streeftijd en geen gegarandeerde responstijd. Afspraken over support en reactietijden staan in het onderhoudsplan of de offerte.

De opdrachtgever geeft op tijd alle informatie, toegang, accounts, API-sleutels en materialen die Virelio nodig heeft.

De opdrachtgever zorgt dat deze gegevens en materialen juist en volledig zijn, en dat hij het recht heeft om ze te gebruiken en aan Virelio te geven.

De opdrachtgever wijst een contactpersoon aan die beslissingen kan nemen en binnen redelijke tijd reageert.

De opdrachtgever test het prototype en geeft zijn feedback binnen de afgesproken termijn.

De opdrachtgever maakt zelf back-ups van zijn gegevens en systemen, tenzij back-ups uitdrukkelijk onderdeel zijn van de opdracht.

Komt de opdrachtgever deze plichten niet na, dan mag Virelio de uitvoering opschorten en de extra kosten in rekening brengen.

Virelio levert eerst een prototype. De opdrachtgever test het prototype aan de hand van de scope.

Binnen de scope voert Virelio aanpassingen kosteloos door, totdat de oplossing doet wat schriftelijk is afgesproken. Nieuwe wensen en wijzigingen buiten de scope zijn meerwerk.

Daarna zet Virelio de productieversie live. De opdrachtgever heeft 5 werkdagen om afwijkingen van de scope schriftelijk te melden.

De oplossing is geaccepteerd zodra een van deze situaties zich voordoet:

Kleine fouten die het gebruik niet wezenlijk hinderen, staan acceptatie niet in de weg. Virelio herstelt die alsnog.

Acceptatie of ingebruikname doet de geld-terug-garantie binnen de termijn van artikel 10 niet vervallen.

Na volledige betaling levert Virelio de repository met de broncode en de documentatie van de oplossing aan de opdrachtgever.

Heeft de opdrachtgever geen onderhoudsplan, dan herstelt Virelio fouten die binnen 30 dagen na acceptatie worden gemeld en die aantoonbaar door Virelio zijn veroorzaakt, kosteloos. Daarna herstelt Virelio fouten tegen het dan geldende uurtarief.

Virelio biedt een geld-terug-garantie op de setupvergoeding. De garantie geldt alleen onder de voorwaarden in dit artikel.

De garantie geldt als het prototype of de productieversie niet doet wat schriftelijk in de scope is afgesproken, en Virelio dat niet binnen een redelijke termijn kan herstellen. Virelio krijgt daarvoor ten minste 10 werkdagen na de schriftelijke melding van de opdrachtgever.

De opdrachtgever doet schriftelijk een beroep op de garantie, binnen 14 dagen na de livegang of na oplevering van het prototype. De latere datum telt. Hij beschrijft welke afgesproken punten niet werken.

Dat de opdrachtgever de oplossing in gebruik neemt, doet de garantie niet vervallen.

De garantie geldt niet:

Is het beroep terecht, dan betaalt Virelio de betaalde setupvergoeding binnen 14 dagen terug. De garantie dekt alleen de eenmalige setupvergoeding. De opdracht eindigt dan. De opdrachtgever krijgt geen rechten op de oplossing en stopt met het gebruik ervan. Virelio verwijdert de gegevens van de opdrachtgever volgens artikel 18.

Met de terugbetaling zijn alle aanspraken van de opdrachtgever wegens de tekortkoming in de oplossing afgehandeld.

Onderhoud Basis omvat hosting (zie artikel 5.4), monitoring, technische updates en support bij storingen en vragen.

Onderhoud Plus omvat alles van Basis, plus maandelijkse verbeteringen en nieuwe functies van een omvang die in de offerte of in overleg is afgestemd. Grotere uitbreidingen zijn meerwerk.

Virelio garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud kondigt Virelio waar mogelijk vooraf aan.

Heeft de opdrachtgever geen onderhoudsplan, dan host hij de oplossing zelf, tenzij anders afgesproken. Virelio is dan niet verantwoordelijk voor het blijven werken van de oplossing, bijvoorbeeld na een wijziging bij een derde partij.

Werk dat niet in de scope staat, is meerwerk. Voorbeelden zijn nieuwe functies, extra koppelingen, wijzigingen na acceptatie en extra werk door wijzigingen in systemen of diensten van derden.

Virelio voert meerwerk pas uit na schriftelijk akkoord van de opdrachtgever op de prijs of het uurtarief. Meerwerk kan de planning verschuiven.

Virelio draagt de auteursrechten op de broncode en documentatie die zij speciaal voor de opdrachtgever heeft gemaakt, over aan de opdrachtgever. De overdracht gebeurt via de getekende of geaccepteerde offerte. Partijen komen overeen dat die offerte geldt als akte van overdracht in de zin van artikel 2 lid 3 Auteurswet. De overdracht gaat in op het moment dat alle bedragen voor de opdracht volledig zijn betaald.

Virelio doet afstand van haar persoonlijkheidsrechten (artikel 25 Auteurswet), voor zover de wet dat toelaat.

Na volledige betaling levert Virelio de repository met de broncode en de documentatie aan de opdrachtgever (artikel 9).

Tot de volledige betaling heeft de opdrachtgever alleen een tijdelijk recht om de oplossing te gebruiken.

Virelio houdt de rechten op haar algemene kennis, werkwijzen, tools, templates en herbruikbare componenten die zij al had of ook voor andere klanten gebruikt. Zitten die in de oplossing, dan krijgt de opdrachtgever als onderdeel van het opgeleverde werk een eeuwigdurend, niet-exclusief en kosteloos recht om ze te gebruiken, te wijzigen en door anderen te laten onderhouden.

Open-source software en diensten van derden in de oplossing vallen onder de licenties en voorwaarden van die partijen. De opdrachtgever kan daarvoor eigen accounts of abonnementen nodig hebben.

De opdrachtgever blijft eigenaar van zijn eigen gegevens en van de inhoud die hij aanlevert.

Virelio mag het project anoniem noemen als referentie, bijvoorbeeld als een logistiek bedrijf in Noord-Holland, zonder vertrouwelijke informatie. De naam of het logo van de opdrachtgever gebruikt Virelio alleen met toestemming. De opdrachtgever kan een anonieme vermelding schriftelijk uitsluiten.

AI-modellen werken met waarschijnlijkheden. Hun output kan onjuist, onvolledig, verouderd of ongepast zijn, ook als de oplossing goed is gebouwd. Virelio garandeert niet dat output altijd juist is.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren van de output en voor beslissingen die hij op basis van de output neemt. Bij beslissingen met grote gevolgen, zoals juridische, financiële of medische beslissingen of beslissingen over personen, zorgt de opdrachtgever voor menselijke controle.

Virelio garandeert geen specifieke bedrijfsresultaten, zoals een besparing, omzet, conversie of een percentage geautomatiseerde gesprekken.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van de oplossing in zijn organisatie, inclusief de regels voor AI zoals de Europese AI-verordening (AI Act). Hij vertelt mensen die met een AI agent, chatbot of spraakassistent communiceren dat zij met AI te maken hebben, als dat verplicht is. Hij informeert bellers als gesprekken worden opgenomen of uitgeschreven.

AI-aanbieders kunnen een model aanpassen, vervangen of stoppen. Daardoor kan het gedrag van de oplossing veranderen. Virelio past de oplossing daarop aan binnen het onderhoudsplan. Grotere aanpassingen zijn meerwerk.

Virelio gebruikt gegevens van de opdrachtgever niet om eigen AI-modellen te trainen. Waar mogelijk kiest Virelio instellingen waarbij aanbieders de gegevens niet voor training gebruiken.

De oplossing werkt vaak met diensten van derden, zoals AI-modellen van OpenAI, Anthropic of Google, WhatsApp van Meta, telefonie van Twilio, hosting en de software van de opdrachtgever zelf.

Beschikbaarheid, storingen, tariefwijzigingen, beleidswijzigingen en technische wijzigingen bij derde partijen vallen buiten de invloed van Virelio. Virelio is daarvoor niet aansprakelijk.

De opdrachtgever houdt zich aan de voorwaarden en het beleid van de derde partijen die hij gebruikt, zoals de WhatsApp Business-voorwaarden en het gebruiksbeleid van AI-aanbieders. Blokkeert een derde partij een account of nummer door het gebruik van de opdrachtgever, dan is dat voor rekening van de opdrachtgever.

Neemt Virelio een dienst van een derde partij af voor de opdrachtgever, dan gelden de voorwaarden van die partij ook tussen Virelio en de opdrachtgever.

De opdrachtgever gebruikt de oplossing niet:

De opdrachtgever vrijwaart Virelio tegen aanspraken van derden die voortkomen uit zijn gebruik van de oplossing, uit de gegevens of materialen die hij aanlevert, of uit het niet naleven van dit artikel.

Heeft Virelio een ernstig vermoeden van misbruik, dan mag zij de oplossing direct tijdelijk uitschakelen. Virelio laat dat de opdrachtgever meteen weten.

Partijen houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim. Informatie is vertrouwelijk als dat is gezegd of als dat volgt uit de aard van de informatie. Voorbeelden zijn bedrijfsprocessen, klantgegevens, broncode, prijzen en API-sleutels.

Deze plicht geldt niet voor informatie die al openbaar is, die een partij al rechtmatig had, of die een partij moet geven op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Virelio geeft alleen toegang tot vertrouwelijke informatie aan mensen die aan de opdracht werken, en legt hun dezelfde plicht op.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

Partijen houden zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Verwerkt Virelio persoonsgegevens in opdracht van de opdrachtgever, ook bij hosting onder een onderhoudsplan, dan is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en Virelio verwerker. Vanaf de acceptatie van de offerte geldt dan automatisch de verwerkersovereenkomst in Bijlage 1 (artikel 27).

Virelio verwerkt gegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en kiest bij aanbieders waar mogelijk een EU-regio. Sommige AI-aanbieders zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte gebeurt dan alleen met een passende waarborg, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op verzoek geeft Virelio per project een overzicht van waar en bij wie gegevens worden verwerkt.

Mogen gegevens het netwerk van de opdrachtgever niet verlaten, dan kan Virelio een oplossing bouwen die bij de opdrachtgever zelf draait (on-premise), tegen de daarvoor afgesproken prijs.

De opdrachtgever zorgt dat hij een grondslag heeft voor de verwerking en dat hij de betrokkenen informeert.

Na het einde van de overeenkomst verwijdert of retourneert Virelio de persoonsgegevens van de opdrachtgever, zoals in Bijlage 1 staat.

Hoe Virelio zelf persoonsgegevens verwerkt, staat in de privacyverklaring.

Virelio factureert volgens het betaalschema in de offerte. Staat daar niets, dan factureert Virelio 50% van de setupvergoeding bij opdracht en 50% bij oplevering van de productieversie. Onderhoudsplannen factureert Virelio maandelijks vooraf. Verbruikskosten die via Virelio lopen, factureert Virelio maandelijks achteraf.

De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum.

Betaalt de opdrachtgever niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim. Vanaf de vervaldag is hij dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek).

Blijft betaling na een aanmaning uit, dan mag Virelio de vordering uit handen geven. De opdrachtgever betaalt dan ook de buitengerechtelijke incassokosten volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van € 40, en de gerechtelijke kosten.

Bezwaar tegen een factuur meldt de opdrachtgever schriftelijk binnen 14 dagen na factuurdatum. Het bezwaar schort de betaling van het niet betwiste deel niet op.

De opdrachtgever mag bedragen niet verrekenen en zijn betaling niet opschorten.

Betaalt de opdrachtgever niet binnen 7 dagen na een schriftelijke herinnering, dan mag Virelio haar werk en diensten opschorten. Dat geldt ook voor hosting en het draaien van de oplossing. Virelio kondigt de opschorting in de herinnering aan.

Tijdens de opschorting blijven de vergoedingen en verbruikskosten verschuldigd. Virelio is niet aansprakelijk voor schade door de opschorting.

Virelio hervat de diensten binnen 2 werkdagen nadat alle openstaande bedragen zijn betaald.

Virelio is alleen aansprakelijk voor directe schade door een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst. De opdrachtgever stelt Virelio eerst schriftelijk in gebreke, met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, tenzij herstel blijvend onmogelijk is.

Directe schade is alleen:

Virelio is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. Daaronder vallen gederfde winst, gemiste besparingen, omzetverlies, bedrijfsstilstand, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens, boetes van toezichthouders, schade door beslissingen op basis van AI-output en schade door storingen of wijzigingen bij derde partijen.

De aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot de totale setupvergoeding van de betreffende opdracht, plus de onderhoudsvergoedingen die de opdrachtgever heeft betaald in de 6 maanden voor de gebeurtenis. Doorbelaste verbruikskosten tellen niet mee. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.

Deze beperkingen gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Virelio.

Een vordering vervalt als de opdrachtgever de schade niet binnen 12 maanden schriftelijk bij Virelio meldt nadat hij de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.

Deze beperkingen gelden ook voor de mensen en partijen die Virelio bij de uitvoering inschakelt.

Virelio is niet aansprakelijk als zij door overmacht niet kan nakomen. Overmacht is elke omstandigheid buiten de invloed van Virelio die nakoming verhindert of onredelijk zwaar maakt. Voorbeelden:

Tijdens overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk ontbinden voor het deel dat nog niet is uitgevoerd, zonder schadevergoeding.

Wat Virelio al heeft uitgevoerd, mag zij factureren.

Een setupopdracht eindigt na acceptatie en betaling, of eerder volgens artikel 10.

Een onderhoudsplan loopt voor onbepaalde tijd, zonder minimale looptijd. De opdrachtgever kan het elke maand opzeggen, per het einde van de lopende kalendermaand. Een e-mail naar info [at] virelio.nl is genoeg. Betaalde maanden worden niet terugbetaald.

Virelio kan een onderhoudsplan opzeggen met een opzegtermijn van één kalendermaand.

Elke partij mag de overeenkomst schriftelijk ontbinden als de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt, ook niet na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn. Ontbinding met directe ingang is mogelijk als de andere partij failliet gaat, surseance van betaling krijgt of haar bedrijf beëindigt.

Bij het einde levert Virelio op verzoek de broncode, configuratie en documentatie waarop de opdrachtgever recht heeft, en helpt zij bij de overdracht naar eigen hosting of een andere partij. Een overdracht van normale omvang is inbegrepen. Een uitgebreide migratie is meerwerk.

Virelio stopt de hosting na de laatste betaalde maand. Zij verwijdert de gegevens van de opdrachtgever 30 dagen na het einde, tenzij anders afgesproken of tenzij de wet bewaren verplicht.

Bepalingen die naar hun aard doorlopen, zoals geheimhouding, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en toepasselijk recht, blijven na het einde gelden.

Virelio mag deze voorwaarden wijzigen. De nieuwe versie staat met datum op virelio.nl.

Voor lopende onderhoudsplannen gelden wijzigingen 30 dagen na schriftelijke aankondiging. Is de opdrachtgever het er niet mee eens, dan kan hij het onderhoudsplan opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

Voor een lopende setupopdracht blijft de versie gelden die gold toen de offerte werd geaccepteerd.

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Virelio is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is niet van toepassing.

Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan legt een partij het geschil voor aan de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam.

Deze voorwaarden zijn van:

Deze verwerkersovereenkomst geldt als Virelio persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de opdrachtgever (artikel 18). De opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke en Virelio is verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Deze bijlage geldt automatisch vanaf de acceptatie van de offerte.

Onderwerp en duur. Virelio verwerkt persoonsgegevens alleen om de overeenkomst uit te voeren: het bouwen, testen, hosten, onderhouden en ondersteunen van de oplossing. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, en daarna tot de gegevens zijn verwijderd of geretourneerd.

Aard en doel. De verwerking bestaat uit het ontvangen, opslaan, analyseren, laten verwerken door AI-modellen, doorsturen en verwijderen van gegevens. Het doel is dat de oplossing doet wat in de scope is afgesproken, zoals vragen beantwoorden, gesprekken voeren, berichten versturen of processen automatiseren.

Categorieën gegevens en betrokkenen. Het gaat om de gegevens die de oplossing verwerkt, zoals naam- en contactgegevens, inhoud van berichten, chats en gesprekken, spraakopnames en transcripties, klant- en ordergegevens en technische gegevens zoals IP-adressen en logbestanden. Betrokkenen zijn klanten, leads, bellers, websitebezoekers en medewerkers van de opdrachtgever. De opdrachtgever laat geen bijzondere persoonsgegevens verwerken, tenzij dat schriftelijk is afgesproken.

Instructies. Virelio verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructies van de opdrachtgever. De overeenkomst, de offerte en de scope gelden als die instructies. Is Virelio wettelijk verplicht tot een andere verwerking, dan meldt zij dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt Virelio een instructie in strijd met de AVG, dan meldt zij dat direct.

Vertrouwelijkheid. Virelio geeft alleen toegang tot de gegevens aan mensen die daarvoor nodig zijn. Zij hebben een geheimhoudingsplicht op grond van een overeenkomst of de wet.

Beveiliging. Virelio neemt passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG. Voorbeelden zijn versleuteling tijdens transport en waar mogelijk bij opslag, toegang alleen voor bevoegde personen, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, het veilig bewaren van API-sleutels, het bijhouden van updates en het beperken van gegevens tot wat nodig is.

Subverwerkers. De opdrachtgever geeft Virelio algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. Virelio legt hun dezelfde verplichtingen op als in deze bijlage en blijft verantwoordelijk voor hen. De huidige categorieën subverwerkers zijn:

Virelio meldt een nieuwe of vervangende subverwerker vooraf schriftelijk. De opdrachtgever kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken. Vinden partijen geen oplossing, dan kan de opdrachtgever het betreffende deel van de overeenkomst opzeggen.

Rechten van betrokkenen. Virelio helpt de opdrachtgever, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie en verwijdering. Komt een verzoek bij Virelio binnen, dan stuurt zij het door aan de opdrachtgever.

Overige hulp. Virelio helpt de opdrachtgever, voor zover redelijk, bij de verplichtingen uit artikel 32 tot en met 36 AVG, zoals beveiliging, het melden van datalekken, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.

Datalekken. Virelio meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de opdrachtgever, en in elk geval binnen 48 uur nadat zij die heeft ontdekt. Zij geeft daarbij de informatie die de opdrachtgever nodig heeft voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen. De opdrachtgever beslist over die meldingen.

Einde. Na het einde van de overeenkomst verwijdert Virelio de persoonsgegevens, of geeft zij die terug als de opdrachtgever dat vraagt. Dit gebeurt binnen 30 dagen, tenzij de wet bewaren verplicht. Ook kopieën bij subverwerkers worden verwijderd, binnen hun gebruikelijke termijnen.

Audits en informatie. Virelio geeft de opdrachtgever alle informatie die nodig is om aan te tonen dat zij zich aan artikel 28 AVG houdt. De opdrachtgever mag een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na een aankondiging van ten minste 14 dagen. De opdrachtgever betaalt de kosten van de audit.

Doorgifte buiten de EER. Gaan gegevens naar een land buiten de EER, dan gebeurt dat alleen met een passende waarborg, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Aansprakelijkheid. Voor de aansprakelijkheid onder deze bijlage geldt artikel 21 van deze voorwaarden.

Bij verschil tussen deze bijlage en de rest van de voorwaarden gaat deze bijlage voor, voor zover het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.