Privacyverklaring

Virelio is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen over privacy stuurt u naar info [at] virelio.nl

Handelsnaam

Virelio

Vestigingsplaats

Amsterdam, Nederland

E-mail

info [at] virelio.nl

Telefoon

+31 6 87838713

Website

virelio.nl

Deze verklaring geldt voor bezoekers van virelio.nl, voor mensen die contact met ons opnemen of een afspraak plannen, en voor contactpersonen bij klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties.

Bouwen wij voor een klant een oplossing die persoonsgegevens verwerkt, zoals een chatbot of spraakassistent, dan zijn wij verwerker en is de klant verantwoordelijk. Die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst met de klant en onder de privacyverklaring van die klant.

• Contactformulieren. Vult u een formulier op de website in, dan ontvangen wij uw naam en e-mailadres en, afhankelijk van het formulier, uw telefoonnummer, bedrijfsnaam, teamgrootte, type project, budget, planning en uw bericht. Het formulier wordt verwerkt via Formspree en doorgestuurd naar onze mailbox. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en u een voorstel te doen.
• E-mail en telefoon. Mailt of belt u ons, dan verwerken wij uw naam, contactgegevens en de inhoud van het contact om u te helpen.
• WhatsApp. De WhatsApp-knop op de website is een link. Er gaan pas gegevens naar WhatsApp als u op de knop klikt en een gesprek begint. Wij zien dan uw telefoonnummer, profielnaam, profielfoto en berichten. WhatsApp (Meta) verwerkt daarnaast gegevens volgens haar eigen privacybeleid.
• Afspraken via Calendly. Plant u een gesprek via onze Calendly-link, dan verwerkt Calendly voor ons uw naam, e-mailadres, het gekozen tijdstip en de antwoorden die u invult. Wij gebruiken deze gegevens om het gesprek te plannen en voor te bereiden.
• Websitestatistieken. Alleen als u daarvoor toestemming geeft, gebruiken wij Google Analytics 4. Google Analytics verwerkt dan welke pagina's u bekijkt, hoe lang, via welke website u binnenkwam, uw apparaat, browser en besturingssysteem, uw globale locatie op basis van uw IP-adres en een willekeurig bezoekers-ID in een cookie. Google Analytics 4 slaat volgens Google geen IP-adressen op. Wij gebruiken deze gegevens om te zien hoe de website wordt gebruikt en om haar te verbeteren.
• Hosting en beveiliging. Om de website te tonen en te beschermen tegen misbruik, verwerken onze hostingpartijen GitHub Pages en Cloudflare technische gegevens, zoals uw IP-adres, browser, de opgevraagde pagina en het tijdstip.
• Klanten en leveranciers. Van contactpersonen bij klanten en leveranciers verwerken wij naam, functie, zakelijke contactgegevens en correspondentie. Voor facturen verwerken wij ook bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankgegevens.
• Instellingen in uw browser. Uw taalkeuze en uw cookiekeuze bewaren wij alleen in uw eigen browser (local storage). Die gegevens worden niet naar ons verstuurd.

Wij gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen te trainen. U bent niet verplicht om gegevens aan ons te geven. Zonder contactgegevens kunnen wij u alleen niet antwoorden.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag uit artikel 6 AVG voor is:

• Toestemming, voor Google Analytics. U kunt uw toestemming altijd intrekken (zie de cookieverklaring). Dat geldt vanaf het moment van intrekken.
• Overeenkomst, voor het uitvoeren van een opdracht en voor stappen die u vóór een overeenkomst vraagt, zoals een offerte of een intakegesprek.
• Wettelijke plicht, voor onze administratie en belastingaangifte.
• Gerechtvaardigd belang, voor het beantwoorden van vragen, het onderhouden van zakelijke contacten en het veilig houden van de website. Wij wegen ons belang af tegen uw privacy. U kunt tegen deze verwerking bezwaar maken.

• Contactverzoeken, e-mails, WhatsApp-gesprekken en afspraken die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden na het laatste contact.
• Gegevens van klanten en leveranciers en de correspondentie: zolang de overeenkomst loopt en 2 jaar daarna.
• Facturen en andere administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Google Analytics: volgens de bewaarinstelling van Google Analytics, maximaal 14 maanden. Daarna verwijdert Google de gegevens op bezoekersniveau.
• Technische logs bij hosting: zo kort als GitHub en Cloudflare die voor beveiliging nodig hebben.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

Wij geven gegevens alleen aan partijen die ze nodig hebben voor de doelen hierboven. Met verwerkers hebben wij afspraken over beveiliging en geheimhouding, via een verwerkersovereenkomst of de gegevensbeschermingsvoorwaarden van de aanbieder.

• GitHub (Microsoft): hosting van de website.
• Cloudflare: domeinnaam, beveiliging, snelle levering van de website en het doorsturen van e-mail.
• Google: Google Analytics, alleen na uw toestemming.
• Formspree: verwerking van de contactformulieren.
• Calendly: het plannen van afspraken.
• WhatsApp (Meta): gesprekken die u via WhatsApp start. Meta is voor haar eigen verwerkingen zelf verantwoordelijk.
• Onze e-mailprovider en kantoorsoftware: e-mail en documenten.
• Onze boekhoudsoftware en boekhouder: facturen en belastingaangifte.
• AI-aanbieders, zoals OpenAI, Anthropic en Google: alleen bij projecten voor klanten, als subverwerker onder de verwerkersovereenkomst met die klant.
• Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst: alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Een aantal van deze partijen is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens. Wij geven gegevens alleen door met een passende waarborg. Is de aanbieder gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, dan is dat de waarborg. Anders gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Waar mogelijk kiezen wij voor verwerking binnen de EU.

Wij beveiligen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. De website gebruikt een versleutelde verbinding (HTTPS). Alleen mensen die gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang. Onze accounts zijn waar mogelijk beveiligd met tweestapsverificatie. Wij bewaren niet meer gegevens dan nodig.

Gaat er toch iets mis, dan melden wij een datalek waar dat verplicht is binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u als het lek een hoog risico voor u heeft.

U heeft de volgende rechten:

• inzage: weten welke gegevens wij van u hebben;
• rectificatie: onjuiste gegevens laten verbeteren;
• verwijdering: gegevens laten wissen;
• beperking: de verwerking tijdelijk laten stoppen;
• overdraagbaarheid: uw gegevens in een gangbaar bestand ontvangen of laten doorsturen;
• bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• toestemming intrekken: een gegeven toestemming op elk moment intrekken.

Stuur uw verzoek naar info [at] virelio.nl Wij reageren binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen. Dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Wij kunnen vragen om te bevestigen dat het verzoek van u komt. Wij vragen geen kopie van uw identiteitsbewijs als dat niet nodig is. Een verzoek is gratis.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten via info [at] virelio.nl U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij nemen over bezoekers van de website en mensen die contact met ons opnemen geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten, en wij maken geen profielen van u.

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven. Wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe dienst gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen melden wij dat op de website.

Vragen over deze verklaring of over uw gegevens? Mail naar info [at] virelio.nl of bel +31 6 87838713. Lees ook onze cookieverklaring en onze algemene voorwaarden.